Privacy Policy

Hockey Vereniging Westland (verder HvW) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HvW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HvW wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden:

Persoonsgegevens van leden worden voor HvW door LISA ten behoeve van de volgende doelstelling verwerkt:

• Verwerking van persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem en de daarbij behorende functionaliteiten zoals overeengekomen.

• De terbeschikkingstelling van een koppeling naar de leermodule op knhb.drillster.net, waar de Verantwoordelijke vanuit de LISA-omgeving de naam en e-mail van een lid door kan geven naar dit platform, waarna dit platform dit lid via e-mail inloggegevens verstrekt. Tevens biedt Verwerker de mogelijkheid om binnen de LISA-omgeving het voortgangspercentage van de afgenomen cursus weer te geven aan personen met toegang tot de LISA-omgeving, die via dezelfde koppeling terug wordt gezonden naar de LISA-omgeving. Reeds omdat Verwerker niet degene is die de KNHB of Drillster heeft ingeschakeld, is KNHB of Drillster niet aan te merken als Sub-Verwerker in de zin van deze Verwerkersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HvW de volgende persoonsgegeven van u vragen:

• Naam/ - Geboortedatum/ - Geslacht/ - Pasfoto('s)/ - Lidnummer/ -Bondsnummer

• Adres/ -Postcode/ -Plaats

• Telefoonnummer (mobiel/vast)/ - Emailadres

• Wachtwoord

• IBAN/ - Factuurinformatie/historie

• VOG-data

• Contracten (trainers/betaalde krachten)

• Sponsorgegevens + contracten

• Teamplaatsingen (/historie)/ - Spelervolginformatie (/historie)/ - Ondersteuning(historie) (coach/trainer/manager/rollen)/ - Wedstrijd- / training- / fluit- / dienstenhistorie

• Extra informatie van een persoon bevraagd door vereniging

HvW heeft LISA toestemming gegeven om van de volgende subverwerkers gebruik te maken:

• Microsoft (Microsoft Azure): hosting platform als basis voor de mobiele LISA app - Amazone S3 (Simple storage service): Cloud service voor opslag pasfoto’s

• KPN Internedservices B.V.: Hosting platform, backup service, mailhosting

• Spryng B.V.: ten behoeve van versturen van bulk SMS berichte

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HvW verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;

• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht (uitvoeren van een overeenkomst).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HvW de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;

• Tussenvoegsel;

• Achternaam;

• (Zakelijk) Telefoonnummer;

• (Zakelijk) E-mailadres;

• Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door HvW opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Gebruikers HvW app / emails vanuit het bestuur of vanuit de Technische Commissies

Persoonsgegevens van gebruikers van de HvW app / emails vanuit het bestuur worden door HvW  verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de betrokkene d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: toestemming door betrokkene verstrekt middels:

• Het inschrijvingsformulier  Nieuwsbrief;

• Het gebruik van de HvW app.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HvW de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;

• Tussenvoegsel;

• Achternaam;

• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HvW opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door HvW verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Toestemming verkregen mondeling, middels afgifte visitekaartje en/of via openbare profielen op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HvW de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;

• Tussenvoegsel;

• Achternaam;

• Telefoonnummer;

• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HvW opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. 

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door HvW verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst (uitvoeren van een overeenkomst).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan {Organisatie} de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;

• Tussenvoegsel;

• Achternaam;

• Telefoonnummer;

• E-mailadres;

• Geboortedatum;

• Salarisgegevens;

• Kopie ID (alleen ter identificatie, het kopie ID zelf bewaren wij niet);

• BSN-nummer;

• Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door HvW opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor een wettelijke bewaartermijn van maximaal 7 jaar. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de ledenadministratie (Lisa);

• Het verzorgen van de (financiële) administratie;

• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HvW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens HvW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u verwerken. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens dan ook onmiddellijk staken na intrekken van uw toestemming.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.  

Zie hiervoor: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

Vragen

Als u naar aanleiding van onze  Privacyverklaring nvragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Hockey Vereniging Westland

De Hoge Bomen 2

2671 NZ Naaldwijk

[email protected]